W życiu niemal każdej większej organizacji przychodzi taki moment gdy któryś z pracowników zgłasza mniej lub bardziej formalną skargę, Najczęściej na piśmie. Skarga taka nie może zostać bez odpowiedzi – grozi to plotkami, nieporozumieniami i pogorszeniem wizerunku pracodawcy w oczach pracowników.
Najbardziej zasadną odpowiedzią na takie zgłoszenie jest powołanie przez pracodawcę komisji antymobbingowej. Celem powołania komisji jest rozpoznanie zgłoszonych nieprawidłowości oraz wydanie opinii czy w ocenie komisji doszło do naruszeń regulaminu wewnętrznego firmy lub zasad współżycia społecznego. Komisja nie ma uprawnień by orzekać czy doszło do naruszenia prawa. Dobrze jest jeśli w firmie istnieje polityka lub regulamin mówiący o sposobach przeciwdziałania mobbingowi. O tym co powinno się znaleźć w takiej polityce można przeczytać tutaj.
Skład komisji.
W pierwszej kolejności pełnomocnik zarządu ds przeciwdziałania mobbingowi powołuje komisję do zbadania skargi. Naturalną i najbardziej uprawnioną do tego funkcją są działy HR/personalne. Zazwyczaj dyrektorzy lub managerowie personalni mają mandat „męża zaufania” w organizacji i tego rodzaju inicjatywy są dobrze odbierane przez pracowników. Zazwyczaj to Dyrektor HR staje na czele komisji będąc jej gospodarzem i jednocześnie osobą posiadająca wiedzę o firmie, pracownikach , strukturze oraz z dostępem do danych pracowniczych. Ten dostęp jest niezbędny w przypadku zgłoszeń wymagających weryfikacji (np. jeśli zarzuty dotyczą nierówności w ustalaniu wynagrodzeń lub dostępu do szkoleń). W skład komisji powinien być min 4-osobowy. Taka liczba zapewnia to zróżnicowanie opinii i punktów widzenia. Członkowie komisji powinni tez reprezentować różne grupy pracownicze: związki zawodowe, HR, forum pracownicze. Bardzo dobrą praktyką jest powoływanie w skład komisji osoby neutralnej, z zewnątrz, z wiedzą i doświadczeniem nt konfliktów pracowniczych. Zwiększy to zaufanie osób zgłaszających nieprawidłowości do prac komisji i jej decyzji. Nie rekomenduje powoływanie prawników z uwagi na ich fundamentalną odpowiedzialność jaką jest reprezentowania interesów pracodawcy- powołanie ich w skład komisji może zrodzić swoisty konflikt interesów.
Przebieg posiedzenia komisji
Komisja przed rozpoczęciem obrad powinna mieć możliwość wcześniejszego spotkania by osoby które się nie znają mogły się sobie przedstawić, ustalić dotychczasowe doświadczenie w tego typu aktywnościach, przypomnieć zasadę zadawania pytań otwartych oraz pozostawania neutralnym wobec osób i faktów.
Posiedzenie komisji i spotkania ze świadkami, osobami zgłaszającymi oraz osobą/osobami których zgłoszenie dotyczy powinno odbyć się niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. Oczywiście trochę czasu potrzeba na ustalenie listy osób z którymi komisja powinna się spotkać. Część spotkań może się odbyć grupowo ale część oczywiście tylko indywidualnie (np. z osobami których zgłoszenie dotyczy personalnie) . Spotkanie z osobą oskarżana powinno się odbyć na końcu tak by móc zapytać o dotychczas zebrane zastrzeżenia. W miarę możliwości komisja powinna spotkać się ze wszystkimi wskazanymi świadkami i osoba oskarżona w ciągu jednego dnia a decyzję wydać w ciągu kliku następnych dni.