Zazwyczaj z mediatorem kontaktuje się jedna ze stron. Jeśli kontakt ten był wcześniej uzgodniony z drugą stroną, wówczas mediator prosi o wypełnienie wniosku o mediację i przesłanie do mediatora i do drugiej strony, tak by wszyscy uczestnicy mieli te samą wiedzę dot przedmiotu mediacji (i sporu). Jest to szczególnie ważne gdy dyskutowane są kwestie finansowe – nie zapłacone faktury, odszkodowania czy podział majątku. Po otrzymaniu takiego spisanego wniosku mediator kontaktuje się (najczęściej telefonicznie) ze stronami w celu ustaleni terminu pierwszego spotkania. Jeśli pierwszy kontakt z mediatorem był inicjatywa tylko jednej strony wówczas mediator kontaktuje się druga stroną, wyjaśnia kim jest i w jakim kontekście dzwoni. Proponuje mediację, przedstawia jej korzyści oraz opowiada na czym polega procedura. Jeśli druga strona wyraz a zgodę, prosi jedna ze stron o spisanie wniosku.

Pierwsze spotkanie to najczęściej spotkanie wspólne, tzw organizacyjne podczas którego mediator opowiada jeszcze raz kim jest na czym polega mediacja, jakie obowiązują w niej zasady ale też jakie strony mają z niej korzyści. Upewnia się ze strony rozumieją, odpowiada na pytania dot samej procedury, potwierdza zgodę stron na mediacje i jej koszty. Podczas tego spotkania spisywana jest też umowa o mediację między stronami a mediatorem. Takie spotkanie organizuje się wspólnie by strony jednocześnie otrzymały tę samą dawkę informacji o procesie i miały okazje zadać pytania. Następnie – w innym terminie lub bezpośrednio po spotkaniu wspólnym organizacyjnym, następuje spotkanie indywidualne ze stronami. Ma ono na celu poznanie sprawy z perspektywy strony, jej potrzeb i oczekiwań przez mediatora. Takie spotkania odbywają się najpierw jedną później z drugą stroną, kolejność proponuje mediator. Ich czas nie jest limitowany ale najczęściej trwa ok 2 godzin. W następnej kolejności odbywają się spotkania wspólne podczas których strony negocjują swoje propozycje rozwiązań, wyjaśniają nieporozumienia, prezentują swoje oczekiwania i potrzeby – nad całością czuwa mediator. Tonuje emocję, pokazuje inne perspektywy patrzenia, podsumowuje ustalenia, motywuje do dalszych rozmów. Ilość spotkań oraz ich częstotliwość nie jest z góry ustalona. Ilość spotkań zależy od złożoności sprawy, ilości wątków do poruszenia, zaangażowania emocjonalnego stron. Częstotliwość spotkań ustalają strony podczas pierwszego spotkania – w zależności od ich dostępności czasowej możliwe są spotkania kilka w tygodniu, raz na tydzień lub rzadziej. Terminy te mogą też ulegać modyfikacjom za zgodą wszystkich uczestników. Najczęściej podczas spotkania ustalany jest termin następnego spotkania, taki który pasuje wszystkim uczestnikom. W międzyczasie strony i mediator mogą się ze sobą kontaktować w np. w celu spisywania i precyzowania ustaleń w rezultacie kształtu ugody. Podczas ostatniego spotkania strony podpisują przygotowaną przed mediatora ugodę, otrzymują kopię dla siebie wraz z protokołem z mediacji.